En muchos sentidos, las instituciones de educación superior, como los colegios y las universidades, son como cualquier empresa de tamaño relevante, y todos los procesos comerciales centrales que se encuentran en las empresas también están en juego en los institutos de educación superior.
Sin embargo, además de los procesos comerciales cotidianos que son el elemento vital de todas las empresas, como las órdenes de compra, la incorporación del personal y las solicitudes de tiempo libre, los procesos comerciales de la educación superior también incluyen procesos como la admisión y el registro de estudiantes, el procesamiento de solicitudes de materiales, aprobaciones curriculares, programación y docenas de otros procedimientos administrativos relacionados con la academia.
Mirando más de cerca, identificamos algunos de los muchos procesos en juego en la mayoría de las instituciones de educación superior:
Flujos de trabajo administrativos generales
- Admisiones,
- Procesar la selección de cursos de los estudiantes,
- Registro de estudiantes con necesidades especiales,
- Asegurarse de que no haya conflictos de horario graves,
- Gestión de registros de asistencia y notas de enfermedad, aplazamientos de exámenes, etc.
- Organización de servicios de mantenimiento y limpieza, etc.
Académico
- Asignación y administración de bibliotecas y laboratorios,
Tecnologías de la información
- Tickets de soporte / servicio de ayuda,
- Administrar las instalaciones de impresión y copiado y las cuentas de los estudiantes (carga de créditos, etc.)
- Asignar y administrar dispositivos de préstamo,
Gestión de la información
- Copias de seguridad de la información,
- Consideraciones de seguridad de datos, etc.
Gestión de recursos humanos
- Formación y desarrollo del personal,
- Evaluaciones del personal, etc.
Finanzas
- Obtención de Subsidios,
- Becas
- Solicitudes de ayuda financiera para estudiantes,
- Ejecución de Presupuesto (departamental e institucional),
Apoyo al estudiante
- Apoyo a estudiantes discapacitados,
- Administración de viviendas para estudiantes, etc.
Salud y seguridad
- Administración de seguridad del personal y los estudiantes,
- Procedimientos disciplinarios, etc.
Relaciones públicas
- Gestión de la comunidad de exalumnos,
Esto está lejos de ser una lista exhaustiva de las partes a coordinar en la institución de educación superior promedio. Cada uno de los elementos de estas listas constituye un flujo de trabajo y probablemente un formulario de recopilación de datos, o varios, y lo más probable es que la mayoría de ellos aún (se realicen manualmente (planillas Excel, o formularios impresos). Con la automatización de procesos, se pueden automatizar grandes segmentos y flujos de trabajo completos, lo que ahorra miles de horas que antes se dedicaban a tareas administrativas repetitivas.
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